Suite à plusieurs actions en justice relatives au contenu de messages électroniques professionnels, qui ont défrayé la chronique et se sont soldées par des pénalités de plusieurs millions de dollars, les sociétés sont de plus en plus conscientes que la simple utilisation de leur messagerie électronique les expose à des poursuites juridiques.
L'ajout d'avertissements aux messages électroniques envoyés en externe et en interne permet de minimiser le risque de responsabilité.
MailDisclaimer pour Exchange Serveur propose une fonctionnalité exhaustive permettant d'ajouter des avertissements pour les utilisateurs et groupes d'utilisateurs dans des sociétés utilisant Exchange Serveur 2000/2003.
MailDisclaimer peut être utilisé pour annexer des avertissements légaux à l'en-tête ou au pied de page des messages pertinents, ou même à la suite du dernier message.
Cet outil permet d'appliquer des signatures, des logos, des couleurs et des mises en forme très professionnels.
 Modèles de messages
MailDisclaimer vous permet de créer vos propres modèles HTML ou basés texte à l'aide d'un éditeur de mise en forme.
Cet éditeur vous permet de spécifier la taille des polices, la mise en forme et les couleurs, mais aussi d'insérer des images, comme un logo de société, directement dans le modèle.
MailDisclaimer permet également d'incorporer des champs de remplacement dans n'importe quel modèle d'avertissement.
Des champs de remplacement de ce type peuvent extraire des informations du Active Directory.
Par exemple, vous pouvez créer une signature utilisable par tous les utilisateurs en extrayant les informations pertinentes, comme le nom, les numéros de téléphone et les adresses électroniques, directement depuis Active Directory.
MailDisclaimer est fourni avec plusieurs modèles prédéfinis vous permettant de protéger instantanément vos messages à l'aide d'avertissements commerciaux et légaux standard.
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Le programme Administrateur
Le programme Administrateur vous permet de définir des modèles d'avertissements ou d'effectuer votre sélection dans un ensemble de modèles prédéfinis et, par le biais d'assistants de scénario simples, de créer des règles permettant d'annexer le modèle d'avertissement ou de signature approprié aux messages entrants ou sortants pertinents.
La méthode d'ajout d'avertissements étant basée sur des règles, vous pouvez être très précis sur le choix des avertissements à afficher et à quel moment.
Par exemple, vous pouvez définir une règle permettant d'annexer vos modalités standard à tout message sortant envoyé par le département des ventes ou un avertissement relatif aux virus à tout message contenant une ou plusieurs pièces jointes.
Intégration à Active Directory
MailDisclaimer est étroitement intégré à Active Directory, ce qui vous permet de spécifier les règles applicables à un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs particuliers.
Par exemple, vous pouvez ajouter une règle permettant d'annexer un avertissement relatif aux modalités à chaque message envoyé par le département des ventes.
Par ailleurs, vous pouvez ajouter une signature à la fin de tout message envoyé par n'importe quel membre de votre personnel.
Une signature de ce type peut inclure des champs de remplacement pour le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique, tous extraits du Active Directory par MailDisclaimer pour l'utilisateur concerné.
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